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Qual a diferença de recibo e nota fiscal: aprenda tudo!


Conheça as principais características de cada um destes documentos entendendo qual a diferença de recibo e nota fiscal! 

No meio empresarial e de prestação de serviços é comum nos depararmos com duas palavras: recibo e nota fiscal.

As duas palavras se referem a tipos de documentações que comprovam pagamentos. 

Mas você sabe a diferença entre eles?

Confira este conteúdo que preparamos para você e saiba como controlar melhor as documentações da sua empresa, além de manter a gestão financeira e contábil em dia!

O que é nota fiscal

Antes de saber qual a diferença entre recibo e nota fiscal, é essencial sabermos o que cada um deles significa.

Começamos com a nota fiscal.

A nota fiscal é um tipo de documento regularizador. 

É a partir dele que todas as vendas ou a prestação de serviços da sua empresa são registradas com as informações do produto ou serviço descritas. 

Desde os valores, prazos, tipos de produtos, serviços prestados, etc. 

As notas fiscais registram esta transferência de produtos ou serviços de uma empresa para uma pessoa física ou para outra empresa. 

Além disso, este documento comprova a movimentação da empresa para o recolhimento de impostos, auxiliando na fiscalização sobre as operações do negócio e evitando multas e problemas com a Receita. 

A nota fiscal pode ser utilizada também para regularizar:

  • Doações;
  • Transporte de bens;
  • Empréstimos de bens;
  • Prestação de serviços sem benefício financeiro de quem emite ele.

O que é um recibo

Já o recibo é um comprovante por escrito de recebimento de um pagamento. 

Ou seja, este documento comprova que foi recebido o valor parcial ou total do produto ou serviço prestado. 

O recibo, normalmente, é assinado por quem recebeu o valor, para comprovar e validar a transação. 

Nele estão descritos os seguintes itens:

  • Data da transação;
  • Informações da empresa ou do prestador de serviços (como: nome e CNPJ);
  • Informações do cliente;
  • Descrição dos produtos e dos serviços pagos (quantidade, preço de venda do produto e serviço e valor total com as taxas, por exemplo).

Agora que vimos as principais características e funções da nota fiscal e do recibo, conheça as diferenças entre os dois documentos!

Afinal, qual a diferença entre recibo e nota fiscal

A principal diferença entre os dois documentos é a transferência sobre a entrega do produto e do serviço comercializado. 

O propósito da nota fiscal é comprovar a propriedade da mercadoria a partir da compra, já o propósito do recibo comprova o pagamento dos valores dos trabalhos e produtos entregues. 

Exemplo: é emitida uma nota fiscal na venda de um móvel, carro e de serviços variados. 

Já o recibo é um atestado de que o pagamento pelo produto ou pelo serviço foi realizado. 

Encerrando assim o processo de compra e venda. 

É importante destacar que caso precise contratar serviços de transporte dos produtos é essencial a presença da nota fiscal para fazer a remessa. 

O que pode substituir a nota fiscal

Vistas estas diferenças, entendemos que o recibo não pode substituir uma nota fiscal no caso de produtos vendidos.

Porém, existe outro documento que pode substituir a nota fiscal que é o chamado Recibo Provisório de Serviços (RPS).

Como o próprio nome diz é uma medida provisória de substituição do documento oficial, Nota Fiscal, e depois de um prazo é obrigatório a substituição.

É utilizado principalmente em casos de nota fiscal eletrônica quando o sistema está fora do ar. 

Embora alguns lugares já utilizem e permitam o Recibo Provisório de Serviços, outras cidades do país ainda não. Confira as regras do seu município. 

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O que vale como nota fiscal

Existe também um documento que vale como nota fiscal, no caso de empresas de varejo, que é o chamado cupom fiscal. 

Nele estão contidas as informações da empresa, dos produtos e dos valores. Mas não possui identificação do cliente.

Fato que impossibilita o transporte de produtos no comércio online, mas que ajuda em lojas físicas. 

Não existe uma lei sobre o prazo da emissão das notas fiscais, neste caso, mas aquelas que vão junto aos produtos são emitidas após a confirmação da venda. 

Entendidas estas questões, você sabe como emitir um recibo e uma nota fiscal? Veja a seguir:  

Como emitir recibos e notas fiscais

Para emitir um recibo ou uma nota fiscal confira o passo a passo a seguir:

1) Como emitir recibos

Existem alguns modelos de recibos, tanto digitais quanto impressos, que você pode imprimir e até mesmo comprar em papelarias e gráficas em talões. 

Nestes modelos prontos, você precisa apenas inserir as informações nos campos indicados. 

Já se você quer criar o seu próprio recibo do zero, pode criar em um documento ou planilha. 

O ideal é sempre manter o padrão, numerar e copiar a cada vez que for usar o mesmo modelo. 

E eles só serão válidos com os dados corretos e com a assinatura de quem contratou seu serviço, também chamado de tomador. 

Destacamos a importância de ter duas cópias, uma para você e outra para o tomador.

Confira agora quais são as etapas para elaborar um recibo:

Nome do documento: 

Dê um nome para o recibo, ex: “Recibo dos trabalhos prestados ou Declaração de pagamento”.

Descreva o recebimento

Escreva o serviço que foi prestado. Veja a seguir um exemplo:

Eu, Alex do Carmo, recebi de Lanchonete Ramos a importância de R$900,00 (novecentos reais), pelos serviços de chapeiro  prestados no mês de abril de 2022.

Valores em números e por extenso

Para evitar dúvidas e gerar maior segurança é recomendável que o valor recebido esteja escrito em números e também por extenso. 

Em casos de diferenças entre o valor numérico e o escrito por extenso, prevalece o descrito por extenso, segundo a Legislação. 

Insira o local e a data

Complete seu recibo com a data e o local onde foi prestado o serviço. 

Não esqueça de assinar

Deixe sempre um espaço para a assinatura. Coloque uma linha para que a pessoa que recebeu assine e embaixo o nome completo, com o CPF dela.

Estes são alguns itens básicos para qualquer recibo.

O canal “Desconforto” criou um vídeo bem legal que te mostra 3 maneiras de fazer um recibo, vale a pena assistir!

No caso das Notas Fiscais, veja a seguir:

2) Como emitir nota fiscal

Já vimos a importância da nota fiscal para uma transação comercial.

Nela é necessário estar todas as informações da empresa que prestou o serviço ou vendeu o produto, tais como:

  • CNPJ;
  • Inscrição estadual;
  • Endereço do estabelecimento.

Além de dados da venda, como data de emissão da nota fiscal, quantidade da mercadoria e descrição do produto, valores unitários e valor total. 

Para emitir uma nota fiscal (eletrônica, as NF-e) veja o passo a passo a seguir: 

Peça autorização

É necessário pedir autorização para a emissão de notas fiscais na Secretaria da Fazenda do seu estado, podendo ser feita, inclusive pela internet. 

Peça ajuda a um contador para identificar a necessidade do certificado digital. A maioria dos serviços pede este documento, então é necessário tê-lo em mãos. 

Consiga seus dados de acesso

Solicite seus dados de acesso junto à Secretaria de Fazenda do seu estado, este passo pode ser feito tanto online quanto presencialmente, a depender da disponibilidade de cada local.  

Emita a nota fiscal

Com a autorização e os dados em mãos chegou a hora de emitir a nota fiscal. 

Preencha os campos indicados no sistema, prestando atenção para não errar.

Caso não saiba alguma nomenclatura ou tenha dúvida sobre algum campo específico, busque informações com um contador e em sites confiáveis na internet. 

Com as informações inseridas, emita a nota e envie para o seu cliente, preferencialmente no formato PDF, e salve em seus arquivos para o controle interno da empresa. 

O que acontece se uma empresa emitir um recibo como nota fiscal

Como vimos acima, a nota fiscal é o documento mais completo em se tratando de uma transação comercial e reflete diretamente na gestão financeira e contábil de uma empresa.

Ela serve para a arrecadação de impostos pelo governo.

Quando existe a confusão, e a empresa emite um recibo como nota fiscal, ela fica sujeita às medidas do artigo 1 da Lei 8.137/1990 relacionada a sonegação de impostos. 

E isto pode ter como resultado: 

  • Multa de até 75% da nota que foi omitida;
  • Perda da garantia dos produtos para o cliente;
  • Visão negativa da empresa perante o mercado e aos clientes.

O quanto antes você identificar o erro, tente corrigi-lo para que não seja denunciado pela prática e tenha problemas com a Receita Federal. 

O que achou deste conteúdo sobre a diferença de recibo e nota fiscal? Ficou com alguma dúvida? Conta pra gente nos comentários!

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